Mitarbeiter:in (m/w/d) Sekretariat & Office Management
Mitarbeiter:in (m/w/d) Sekretariat & Office Management
Teilzeit (20 Stunden) | Flexible Arbeitszeitgestaltung mit 4- oder 5-Tage-Woche nach gemeinsamer Abstimmung | Hybrides Arbeiten | Standort: Aachen
Du liebst Organisation, behältst auch bei vielen Themen den Überblick und sorgst mit deinem Servicegedanken für einen reibungslosen Büroalltag? Dann werde Teil unseres Teams in Aachen – in Teilzeit und zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Deine Aufgaben:
- Organisation: Das gesamte Sekretariat liegt in deinen Händen – mit einem Blick fürs Detail sorgst du für einen reibungslosen Büroalltag.
- Herzlicher Empfang: Du bist die erste Anlaufstelle in unserer Niederlassung und nimmst Klient:innen, die zu einer psychologischen Face-to-Face-Beratung kommen, freundlich in Empfang.
- Kommunikation: Der Post- und E-Mail-Verkehr wird von dir zuverlässig bearbeitet und professionell koordiniert. Eingehende Telefonate nimmst du freundlich entgegen und leitest sie an die richtigen Ansprechpartner weiter.
- Koordination: Die Koordination von Reinigungsservice, Handwerker:innen sowie Lieferungen werden von dir übernommen, damit an unserem Standort Aachen alles reibungslos funktioniert.
- Zahlen im Blick: Eingangsrechnungen bearbeitest du sorgfältig und unterstützt die administrativen Abläufe zuverlässig.
- Reisemanagement: Von der Planung über die Buchung von Reisen bis zur Optimierung der Prozesse wird die Reiseadministration von dir eigenständig organisiert
Das bringst du mit:
- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement, Bürokommunikation oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
- Erste Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management oder in einer Assistenzfunktion ist von Vorteil.
- Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten.
- Ein freundliches, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten sowie ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
- Der sichere Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie digitalen Arbeitsprozessen gehört für dich zum Arbeitsalltag.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
Wir bieten ein großartiges Arbeitsumfeld:
- Umfangreiches Gesundheitsmanagement mit Zugang zu fachärztlichen, psychologischen und juristischen Beratungen
- Flexibles, hybrides Arbeitsmodell mit bis zu 50 % mobilem Arbeiten
- Lebensphasenfreundliche Arbeitsgestaltung, die sich flexibel an Kinderbetreuung, Studium und persönliche Bedürfnisse anpassen lässt
- Systematisches Konzept und persönliche Begleitung während und nach der fachlichen Einarbeitung
- Möglichkeiten zum interdisziplinären Austausch für die persönliche und fachliche Weiterentwicklung
- Ein wertschätzendes Miteinander, kurze Entscheidungswege und ein Team, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird
- Attraktive Zuschüsse zur Betrieblichen Altersversorgung sowie Vermögenswirksame Leistungen
- Kostenlose Verpflegung mit Kaltgetränken, Kaffeespezialitäten und Teevariationen, Obst und Gemüse sowie Müsli und Joghurt
Du fühlst dich angesprochen? Dann schick uns deinen Lebenslauf inkl. deiner Gehaltsvorstellung – Wir freuen uns auf dich!
ife Gesundheits-GmbH – Gut Nehmten – 24326 Nehmten | Leitung Personalmanagement: Alina Faust
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